使用创意工具提高生产力和效率的技巧

拥有10年的技术和商业运营经验，@Andrew Visser的职责是与受监管产业的公司合作，理清混乱的工作流程。在这篇文章中，他解释了创造性的工具如何使工作变得更容易

现在，你决定进行一些流程改进。你做了一些调查，有一份报告，上面写着自己组织的某部份如何实际完成作业。上头描述了所有的步骤、问题，并有一个漂亮的工作流程图。

恭喜你，你的工作流程图很漂亮。

假设图很漂亮，那你可能也有一个很好的高效流程，利益相关者满意、团队成员满意，没有人为了完成工作，而成为企业版的大力士扛起重担。

问题是，这是个很大的 “假设”。

实际上真的是这样吗？

是？

那你可以停止阅读了，不用改变任何东西。只需关注整个流程，当它开始出现机械故障、吱吱作响，看见裂缝的时候，再回来读这篇文章的其他部分吧。

如果上述还不能概括你手中的这份报告？啊，那请继续读下去。

剩下的内容，是为了那些工作流程看起来像五岁孩子拿着新蜡笔乱涂鸦的人。

你的利益相关者很痛苦，而你的团队成员看起来就像刚刚做了大力士负责的所有劳动，还做了两次。

希望事情没有那么糟糕，但肯定还有改进的空间。就让我们来看看如何实现这个目标。

优化你的创意工作流程

当遇到问题时，先看看你已经拥有的工具，看看你拥有的东西是否能解决这个问题是很合理的一步。我们在家里遇到问题也是这样做的。

在购买新的工具之前，我们先看看自己的工具箱或图纸中有什么可以用来解决问题。我们都有一些闲置的东西，哪怕只是一把旧螺丝刀、一把锤子和一管五年的强力胶。

在你的组织中，已经有了一堆工具，无论是在你想要改进的领域之内，还是在其他团队和部门。列出一张清单，标明这些工具以及它们的作用。

慢慢来，我在这里等着。

你知道它们的全部功能，以及其他团队使用它们的目的吗？

很可能，在你的组织内已经有了工具可以解决你所看到的问题。或许你只是需要找到它们，也或许，需要创造性地使用这些工具。

构建创意工作流管理流程

让我举一个我以前做过的简单例子。

在软件公司，通常可以看到问题报告工具（如Zendesk或ServiceDesk），它会连接到一个问题管理工具（比如非常常见的JIRA）来追踪并管理客户的问题报告。而那个问题管理工具，或许同时能够用来追踪技术团队正在做的每一点工作。你可能会用它来追踪公司的每个工作——我看看过JIRA被用来追踪合同、采购订单和营销材料的进度。JIRA好上手，可以灵活地应对这些工作流程。

在这些案例中，每一问题请求都是直接在JIRA中提出的……

……一旦你找到了那个正确项目，或者更糟的…..一堆项目。没错，有可能会看到一个请求必须在多个地方输入。

这对于非技术人员来说不是很友好，而且还犯了很多错误。所以，我们在内部使用ServiceDesk作为请求点，它已经被用于IT支持。请求表提示了所有需要的信息，并根据规则设置进入正确的JIRA项目。然后再根据需要进入不同的工作流。

这样更容易使用，错误更少——即使是最有技术恐惧症的人也可以使用这个界面——请求者可以更好地看到进展情况，因为所有的东西都被链接到一个单一票号。

有点创造性的工具使用会让每个人的事情变得更容易。

@betterprocesscompany